Mọi người cho em hỏi, công ty em thuê hai nhân công ngoài 2 ngày, trả công mỗi người 1,5 triệu. Bây giờ em cần phải làm những hồ sơ gì để chi phí này được chấp nhận là chi phí hợp lý? (Hai người này đang làm cố định ở một công ty khác).

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật  xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê nhân công ngoài 1.4 triệu đồng/ngày được coi là hợp lý

Theo quy định tại Thông tư 93/2019/TT-BTC ngày 27/11/2019 của Bộ Tài chính quy định về quyết toán dự án hoàn thành sử dụng vốn nhà nước, chi phí thuê nhân công ngoài (như lao động thời vụ hoặc chuyên gia) vượt quá mức 1.4 triệu đồng/ngày phải được chứng minh tính hợp lý dựa trên nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả và phù hợp với tiến độ dự án. Cụ thể, chi phí này chỉ được chấp nhận nếu chứng minh được rằng mức giá thuê phản ánh đúng giá thị trường, kỹ năng chuyên môn cần thiết và không vượt quá định mức quy định tại Nghị định 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 của Chính phủ về quản lý và sử dụng vốn đầu tư công. Nếu không đáp ứng, chi phí có thể bị loại trừ khỏi quyết toán, dẫn đến trách nhiệm hoàn trả vốn nhà nước.

Hồ sơ chứng minh tính hợp lý của chi phí

Để chi phí thuê nhân công ngoài 1.4 triệu đồng/ngày được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận trong quyết toán dự án, chủ đầu tư cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu tại Điều 10 Thông tư 93/2019/TT-BTC và Điều 15 Nghị định 60/2021/NĐ-CP. Các tài liệu phải được lưu trữ gốc, có chữ ký xác nhận và phù hợp với thời gian thực hiện dự án. Dưới đây là danh sách hồ sơ chính:

• Hợp đồng thuê nhân công: Phải ghi rõ nội dung công việc, thời gian thuê, mức lương/ngày (vượt 1.4 triệu đồng), điều kiện làm việc và các điều khoản thanh toán, được ký kết giữa chủ đầu tư và bên thuê lao động.
• Bảng kê chi tiết nhân công: Liệt kê tên nhân công, trình độ chuyên môn, số ngày làm việc thực tế và mức chi phí cụ thể, kèm chứng minh thư hoặc giấy tờ tùy thân để xác thực danh tính.
• Chứng từ thanh toán: Hóa đơn, biên lai hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng chứng minh việc chi trả thực tế, không vượt quá mức hợp đồng.
• Tài liệu chứng minh giá thị trường: Báo giá từ ít nhất 02 đơn vị cung cấp dịch vụ tương đương, hoặc trích dẫn từ các dự án tương tự đã quyết toán, để chứng minh mức giá thuê là hợp lý và không cao hơn mức trung bình thị trường.
• Biên bản nghiệm thu công việc: Xác nhận chất lượng và khối lượng công việc do nhân công thực hiện, ký bởi chủ đầu tư và bên giám sát dự án, đảm bảo phù hợp với tiến độ và yêu cầu kỹ thuật của dự án đầu tư công.

Quy trình nộp và quyết toán hồ sơ

Việc nộp hồ sơ để chứng minh tính hợp lý của chi phí thuê nhân công được thực hiện trong quy trình quyết toán dự án theo Nghị định 60/2021/NĐ-CP. Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này.

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra nội bộ hồ sơ

Chủ đầu tư rà soát toàn bộ hồ sơ liên quan đến chi phí thuê nhân công, đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ theo Thông tư 93/2019/TT-BTC. Đồng thời, kiểm tra xem mức chi phí có phù hợp với định mức đầu tư công tại Nghị định 60/2021/NĐ-CP hay không. Việc này thường mất 15-30 ngày, với sự tham gia của bộ phận kế toán và pháp lý nội bộ để tránh sai sót.

Bước 2: Nộp hồ sơ quyết toán cho cơ quan thẩm quyền

Chủ đầu tư nộp hồ sơ quyết toán dự án (bao gồm phần chi phí thuê nhân công) cho cơ quan tài chính cấp tỉnh hoặc Bộ Tài chính (tùy quy mô dự án) trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày hoàn thành dự án. Hồ sơ phải được nộp dưới dạng bản cứng và điện tử, kèm báo cáo giải trình tính hợp lý của chi phí vượt 1.4 triệu đồng/ngày.

Bước 3: Thẩm định và phê duyệt

Cơ quan thẩm quyền thẩm định hồ sơ trong vòng 30-60 ngày, có thể yêu cầu bổ sung nếu thiếu chứng cứ. Nếu chi phí được chấp nhận, nó sẽ được ghi nhận vào quyết toán cuối cùng; ngược lại, chủ đầu tư phải hoàn trả phần chi phí không hợp lý vào ngân sách nhà nước, theo quy định tại Điều 18 Nghị định 60/2021/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp chủ đầu tư tránh rủi ro bị từ chối quyết toán, giảm thiểu tranh chấp pháp lý và đảm bảo sử dụng hiệu quả vốn đầu tư công. Đồng thời, nó góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý dự án. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình.

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, một quyết định sai lầm về pháp lý có thể khiến doanh nghiệp trả giá đắt. Vì vậy, việc có luật sư đồng hành thường xuyên chính là “lá chắn” giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, ổn định và phát triển bền vững. Chúng tôi không chỉ giải quyết vấn đề khi có rủi ro, mà còn phòng ngừa trước mọi nguy cơ pháp lý, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Để hiểu rõ lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên mời Quý doanh nghiệp tham khảo nội dung bài viết dưới đây.

Tư vấn pháp luật thường xuyên là gì?

Tư vấn pháp luật thường xuyên là dịch vụ pháp lý mà luật sư hoặc văn phòng luật đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động, nhằm hỗ trợ – tư vấn – kiểm soát – phòng ngừa rủi ro pháp lý.

Khác với việc chỉ thuê luật sư khi có tranh chấp, dịch vụ tư vấn thường xuyên giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện và xử lý vấn đề ngay từ sớm, đảm bảo mọi hoạt động – từ hợp đồng, nhân sự, thuế, hành chính đến quản trị nội bộ – đều đúng quy định pháp luật.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên

Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ và thay đổi liên tục, việc có một đội ngũ luật sư đồng hành thường xuyên không chỉ giúp doanh nghiệp “chữa cháy” khi có rủi ro, mà còn là chiến lược bảo vệ và phát triển bền vững.

Khi lựa chọn dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên của Văn phòng Luật sư, doanh nghiệp sẽ nhận được những giá trị vượt trội sau:

Phòng ngừa rủi ro pháp lý ngay từ gốc

Luật sư đóng vai trò như “bộ phận pháp chế thuê ngoài” của doanh nghiệp — rà soát mọi hợp đồng, quy trình nội bộ và giao dịch kinh doanh để phát hiện sớm các sai phạm tiềm ẩn. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được các tranh chấp, xử phạt và thiệt hại đáng tiếc.

Tiết kiệm tối đa chi phí – hiệu quả gấp nhiều lần

Thay vì phải thuê luật sư theo từng vụ việc với chi phí cao, doanh nghiệp được sử dụng dịch vụ pháp lý toàn diện với mức phí cố định hợp lý, nhưng vẫn được tư vấn, hỗ trợ bất cứ khi nào cần. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực nhân sự cho doanh nghiệp.

Xử lý nhanh chóng – chính xác mọi vấn đề phát sinh

Chỉ cần một cuộc gọi hoặc email, đội ngũ luật s sẽ ngay lập tức phản hồi, hướng dẫn và hỗ trợ giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh, giúp hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn và luôn tuân thủ đúng quy định.

Cập nhật kịp thời quy định và chính sách mới nhất

Pháp luật Việt Nam thường xuyên thay đổi, nếu doanh nghiệp không nắm bắt kịp thời sẽ vô tình vi phạm. Với dịch vụ tư vấn thường xuyên, luật sư sẽ định kỳ cập nhật – phân tích – hướng dẫn áp dụng các văn bản pháp luật, nghị định, thông tư mới, giúp doanh nghiệp luôn chủ động và an toàn.

Bảo mật tuyệt đối – Uy tín là cam kết hàng đầu

Mọi thông tin, tài liệu, dữ liệu của doanh nghiệp đều được bảo mật nghiêm ngặt theo quy định nghề nghiệp luật sư. Chúng tôi cam kết không tiết lộ, không sử dụng thông tin cho bất kỳ mục đích nào khác, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho khách hàng.

Tận tâm – Hiệu quả – Bảo mật – Đồng hành dài lâu chính là những giá trị cốt lõi mà Văn phòng Luật sư mang đến trong từng dịch vụ.

Hãy để chúng tôi trở thành người bạn pháp lý đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển an toàn, vững chắc và bền vững trong mọi giai đoạn.

Dịch vụ luật sư tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp

Trong thời đại mà một sai sót nhỏ về pháp lý có thể